Uforudsete faktorer, der pludselig kan opstå i samfundet – og som vi tit ikke selv er herrer over – sætter virksomhedernes evne til at drive deres forretning på den mest omkostningseffektive måde på prøve. Og specielt ét område er vigtigt at kigge på – nemlig dit cash flow.
Mange har udfordringer med at opretholde de ønskede profitmarginer og generere det cash flow der kræves for at finansiere den normale drift. Data Analytics giver en stærk synlighed i både kilderne og anvendelsen af virksomhedens penge.
1. Lavere variable omkostninger
En måde du hurtigt kan reducere dit udgående cash flow er at mindske de variable omkostninger. Er der områder, hvor I kan optimere? Dyk ned i jeres data og find steder, hvor I kan omstrukturere arbejdsugen for at spare på forbruget.
Eksempler for salgs- og produktionsvirksomheder
Er I en salgsvirksomhed, kan sælgerne tage møderne online for at undgå udgifter til kørsel og/eller rejser. En produktionsvirksomhed kan pause produktion af de produkter med lav omsætning, der samtidig er dyre i råvareindkøb eller finde områder, hvor der kan spares på energi fx til opvarmning og elektricitet.
2. Optimering af lagerbeholdning
I svære tider er effektiv lagerstyring en af de bedste måder at optimere cash flow på. Med Data Analytics kan du dykke ned i data, der synliggør og giver svar på områder såsom produktkategorier, leverandører, varenumre (SKU) etc. – svar som du kan handle på. Læg kræfter i at beregne den korrekte lagerbeholdning, så I ikke binder for meget værdi i lageret, som ellers kunne frigøres - samtidig kan du, via Data Analytics, give salgsafdelingen et klart billede af, hvad der er på lager, og hvad der ikke er.
Leverandørstyring
Sælger eller producerer du et produkt, der er høj efterspørgsel på i disse tider, skal du sikre dig, at din faste leverandør har kapacitet til at levere. Ellers må du finde andre måder, du yderligere kan sikre dit lager på, så du undgår underbeholdning.
Hvad er din normale ordrestørrelse og hvor meget ekstra skal du bruge for at kunne følge med efterspørgslen? Hvordan optimerer du samtidig indkøb bedst muligt, så du ikke ender med overbeholdning og unødige forhøjede variable omkostninger? Alt dette kan du finde svar på med Data Analytics.
Lagerstyring
Oplever du derimod lavere eller ingen efterspørgsel på dine produkter, skal du derimod kigge på, hvordan du kan mindske lagerudgifter for at reducere jeres udgående cash flow. Fokusér på en lagerbeholdning med de produkter, der sælger, og sæt en pause på de indkøb til produkter, der ikke sælger. Har de produkter fx en udløbsdato kan du dermed undgå dødlager.
3. Tag kontrol over debitorer
Når forretningen kører, er mange virksomheder mere løse ift. debitorer. Men i tider, hvor cash flow management er essentielt, er det yderst vigtigt at du tager et ekstra kig på, hvordan I håndterer debitorer. Det er nu, du skal forbedre indsamlingsprocessen – specielt hvis du allerede har kunder, der spørger, om de kan udskyde betalinger.
Følg disse trin i din indsamlingsproces
- Først, skal du sikre dig, at du udsteder nøjagtige fakturaer, og at du udsteder dem omgående
- Derefter, laver du en rapport og kontrollér hvem der typisk betaler efter betalingsfrist og kontakt dem
- Til sidst, identificerer du kunder, der muligvis vil ændre deres betalingsmønster. Overvej om du kan tilbyde skræddersyede løsninger i form af rabat eller andet til de kunder, der kan betale hurtigt.
Sidder du nu og tænker, at de data ikke lige er til at finde frem, og at det både bliver besværligt og tidskrævende at samle ind? Hvad hvis vi fortalte dig, at du nemt og hurtigt kan tilgå disse data med Data Analytics?
Med et simpelt dashboard kan du hurtigt få overblik over, hvad der er af udeståender på de enkelte debitorer. Samtidig kan du opsætte notifikationer, så du proaktivt får at vide, hvis en kunde ikke betaler inden for de aftalte betalingsfrister.
4. Håndtering af restordrer – match åbne salgsordrer med åbne indkøbsordrer
Din cash flow management plan bør undersøge hvilke restordrer I har. En gennemgang af restordrer vil give dig svar på, hvem der køber – og hvad de køber – så du kan styre cash flow fra et operationelt standpunkt.
Gennemgang af din supply chain
Det er vigtigt at undersøge begge ender af sin supply chain, og et sted du kan fokusere på, er hvor der er en åben salgsordre, men ingen ledsagende åben indkøbsordre. Årsagen til at de ikke stemmer overens, kan være fordi varen ikke er bestilt endnu, eller måske er der slet ikke nogen vare, fordi leverandøren enten ikke har sendt den eller måske er lukket helt ned. Dette kan du hurtigt identificere i dine data.
Med den indsigt kan du dermed finde de leverandører, som kan levere og dem, som ikke kan. En gennemgang af de åbne salgsordrer og åbne indkøbsordrer vil også give dit team muligheden for at prioritere de varer, der er tilgængelige eller finde erstatninger, så I kan udfylde jeres restordrer.
5. Find kunder der har brug for dit produkt.
It all comes down to the customers. De er svære at komme udenom. Når markedet ændrer sig markant, vil virksomhedens succes på den lange bane i høj grad afhænge af hvor godt I kender jeres eksisterende kunder, og hvor godt I kan reagere på svingende kundebehov.
Dine kunders købsadfærd
Den store værdi i Data Analytics er evnen til at give dig viden omkring dine kunder, så du fx kan identificere de kunder, der køber fra dig i øjeblikket. Hvem er de, og hvilke brancher kommer de fra? Samtidig vil dine data også vise de kunder, der sandsynligvis ikke vil købe fra dig øjeblikket. På den måde kan I prioritere, hvilke kunder I skal fokusere på.
Data Analytics som løsning
Ved at bruge Data Analytics kan du dykke ned i transaktioner og få en klar forståelse af din cash flow-situation. Det vil hjælpe dig til at effektivisere virksomheden og eventuelt reducere omkostninger – begge vigtige ting for virksomheder at praktisere, når markedet pludselig ændrer sig markant.
Den rigtige BI-løsning giver dig mulighed for at få værdifuld viden ud af Data Analytics. Viden om din virksomhed, der er afgørende for den fremtidige succes og evnen til at operere mere omkostningseffektivt. Se Phocas Business Intelligence her
